Lublin: seniorka poprosiła urzędnika o skserowanie formularza. Usłyszała odmowę

Do naszej redakcji, pewna seniorka zwróciła się z zapytaniem – Czy urzędnik, przyjmujący od obywatela wypełniony formularz, powinien – na jego prośbę – wykonać kserokopię potwierdzającą wpływ dokumentu? Według pani Ireny z dzielnicy Ponikwoda spotkała się ona z odmową urzędnika skserowania wypełnionego przez nią formularza przeznaczonego do potwierdzenia złożenia dokumentu w tymże urzędzie. Ponieważ sytuacja powtórzyła się już kilkakrotnie [nazwy urzędu nie podajemy ze względu na typowość zjawiska], zatem z prośbą o wyjaśnienie zasadności odmowy poprosiliśmy przedstawiciela ratusza.

Pani Irena jest legalistką i przestrzega urzędowych procedur, dlatego też od czasu do czasu, gdy wymaga tego zmieniająca się jej sytuacja, odwiedza pewien lubelski urząd funkcjonujący pod nadzorem ratusza. Kobieta wypełnia kilkustronicowy formularz, który nie jest, niestety, sporządzony na druku samokopiującym. Chce mieć przy tym potwierdzenie złożenia przekazywanego do rąk urzędnika dokumentu na kopii, o której wykonanie za każdym razem grzecznie prosi. Pani Irena jest osobą w podeszłym wieku i choć komórką (a nawet smartfonem) posługuje się, to jednak chce mieć nie zdjęcie składanego dokumentu, lecz jego tradycyjną papierową kopię z urzędową pieczątką, potwierdzającą wpływ. Ewentualne wydrukowanie zdjęcia nie satysfakcjonuje jej.

Za każdym razem obsługujący kobietę urzędnik odmawia jej uczynienia danej uprzejmości, pomimo że na sali przyjęć interesantów stoi kilka urządzeń kserokopiujących. Dany urzędnik zawsze powołuje się na stanowisko swego zwierzchnika, zakazujące wykonywania dla obywateli takiej czynności. Gdy pani Irena poprosiła samego dyrektora danego wydziału o pozwolenie urzędnikowi na skserowanie składanego przez nią formularza, usłyszała, że zgody nie będzie, bo… urząd nie jest od tego, bo to drogo kosztuje, bo petent sam powinien sobie poradzić z tym problemem, np. skserować dokument gdzieś w punkcie usługowym lub… go przepisać.

Problem polega jednak na tym, że w dużym budynku, w którym zlokalizowany jest dany wydział Urzędu Miasta, nie ma ani jednego punktu usług kserograficznych. A w obiektach, w których nawet jest taki punkt, to ceny są zazwyczaj stosunkowo horrendalnie wysokie. Pani Irena poszła jednak szukać kserokopiarki i gdy wróciła, to złożyła urzędnikowi zarówno oryginał formularza, jak i jego kopię, prosząc o pieczątkę potwierdzającą wpływ. Duże było jej zdziwienie, gdy urzędnik nie zweryfikował jednakowego brzmienia obu egzemplarzy, tylko odcisną pieczątkę, wpisał datę i podpisał się.

Kolejnym razem pani Irena, mająca trudności z poruszaniem się, nie udała się już do punktu wykonującego kserokopie, tylko siadła na korytarzu w urzędzie i jeszcze raz wypełniła stosowny formularz, to znaczy przepisała go. I tym razem urzędnik przy potwierdzaniu wpływu nie porównał obu egzemplarzy formularza, tylko odcisnął pieczątkę, zamieścił datę i podpisał się.

Występują tu zatem dwa aspekty prawidłowości czynności urzędnika: czy słusznie postąpił on, odmawiając wykonania kserokopii, i czy dokonał niezbędnych formalności, potwierdzając wpływ dokumentu? Aż ciśnie się na usta pytanie, czy za drobną opłatą urząd nie powinien świadczyć takiej dodatkowej usługi, bo przecież nie każdy obywatel w ogóle chce zrobienia kserokopii i potwierdzenia jej. Nie byłaby to zatem czynność zbyt absorbująca urzędnika, a z pewnością ułatwiająca życie nie tylko naszym seniorom.

– Na prośbę petentów pracownicy Urzędu Miasta Lublin wydają potwierdzenia wpływu dokumentów, które nie są tożsame z wydaniem kopii dokumentów, na których umieszczone jest potwierdzenie wpływu – wyjaśniła Beata Pietryczuk z Biura Prasowego w Kancelarii Prezydenta Miasta Lublin. – W szczególnych przypadkach, w ramach indywidualnej oceny sytuacji, pracownicy mogą zdecydować o wykonaniu kopii papierowych formularzy. Przepisy prawne nie nakładają jednak na urzędników takiego obowiązku. Składane przez urzędnika oświadczenie zgodności kopii z oryginałem powinno być wykonywane w sposób rzetelny i dokładny, aby zapewnić zgodność z oryginalnym dokumentem.

Oczywistym stało się więc, że urzędnik ma prawo spełnienia takiej przedmiotowej prośby swego petenta. Nie jest do niej zobligowany, ale ostateczna decyzja pozostaje w jego gestii. Tylko że akurat w tym konkretnym wydziale, do którego udaje się od czasu do czasu pani Irena, jego dyrektor zabronił swym podwładnym świadczenia tego rodzaju grzeczności. Z punktu widzenia naszej czytelniczki dokonywane bardzo pobieżnie przez urzędnika oświadczenie o zgodności kopii z oryginałem ma drugorzędne znaczenie, gdyż sumienie pani Ireny jest czyste – przedkładane przez nią do poświadczenia egzemplarze formularzy są jednobrzmiące.

Dalsza treść wyjaśnień ratusza wydaje się jednak zbyt wyolbrzymiona ze względu na raczej marginalny charakter podobnego rodzaju próśb klientów lubelskich urzędów, o czym już powyżej wspomnieliśmy, proponując konkretne rozwiązanie (odpłatne kserokopiowanie).

– Każdorazowe kserowanie przez pracowników Urzędu otrzymanych wniosków i formularzy znacząco wydłużyłoby czas realizacji zadań oraz oczekiwania na wizytę w urzędzie, co mogłoby negatywnie wpłynąć na efektywność obsługi mieszkanek i mieszkańców – stwierdziła przedstawicielka ratusza. – Ponadto zakup ogólnodostępnych kserokopiarek, ich utrzymanie oraz konserwacja wiążą się dodatkowymi kosztami dla miasta, a udostępnienie tych urządzeń bez kontroli wyznaczonego do tego zadania pracownika zagraża bezpieczeństwu informatycznemu Urzędu.

Próbowaliśmy dowiedzieć się też, czy przełożony urzędnika (np. dyrektor wydziału) ma prawo zabronić / powinien zakazać swym podwładnym okazjonalnego okazywania w odniesieniu do petentów empatii, rozumianej jako świadome wczuwanie się w stan emocjonalny drugiej osoby i okazywanie zrozumienia. Na ten jednak aspekt nie doczekaliśmy się jednoznacznej odpowiedzi.

– Z (…) przepisów wynika, że urzędnik nie ma obowiązku, aby wykonywać kserokopie wnoszonych do Urzędu pism, w szczególności wraz ze wszystkimi załącznikami, celem potwierdzenia tego, że zostały do urzędu wniesione – potwierdziła raz jeszcze Beata Pietryczuk. – Informacja o tym, co zostało i kiedy zostało wniesione oraz kto to potwierdza wynikają z treści „pieczęci wpływu” wystawianej poprzez odcisk na dokumencie lub poprzez wydruk z systemu. Należy mieć na uwadze również, że częste, “grzecznościowe” wykonywanie wielu kserokopii całości dokumentacji (pisma wraz załącznikami) wnoszonej do urzędu może stać w sprzeczności z podstawowymi zasadami wydatkowania środków publicznych, (…) które (…) powinny być dokonywane: 1. w sposób celowy i oszczędny (…), 2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ale w konkluzji ratusz mimo wszystko pozostawił urzędnikowi prawo decyzyjności w tym aspekcie, a co się z tym wiąże – także możliwość podejścia z empatią do każdego indywidualnie:

– Wykonanie kserokopii dokumentów pozostaje sprawą, którą każdy urzędnik rozpatruje jednostkowo, biorąc pod uwagę aspekty społeczne oraz uwarunkowania danej sytuacji (np. kiedy petentem jest senior czy osoba z niepełnosprawnościami – osoby, które nie mają możliwości we własnym zakresie wykonać kopii dokumentu) – zaznaczyła przedstawicielka Biura Prasowego w Kancelarii Prezydenta Miasta Lublin. – Warto jednak podkreślić, że każdy wykonany wydruk oraz skan zrealizowany poprzez przeznaczone do tego urządzenie Urzędu Miasta Lublin jest ściśle ewidencjonowany i nie pozostaje anonimowy. Dotychczas nie spotkaliśmy się z sytuacjami, aby przełożeni stosowali prewencyjną kontrolę ich wykonywania.

Niedługo Pani Irena znów pojawi się w danym wydziale Urzędu Miasta Lublin. Może konkretny urzędnik, jego przełożony przeczytają ten tekst i przynajmniej zastanowią się… A może i zadecydują już o wyświadczeniu uprzejmości na rzecz swej petentki?

Tekst Leszek Mikrut