Dzwonił 87 razy, kiedy poszedł osobiście, kazali mu zadzwonić. Problemy z załatwianiem spraw w Wydziale Komunikacji

W poniedziałek 25 maja została częściowo wznowiona bezpośrednia obsługa klientów w Urzędzie Miasta Lublin. Ustalono jednak, że przyjmowanie i obsługa klientów jest prowadzona w pierwszej kolejności po uprzednim umówieniu wizyty telefonicznie, elektronicznie lub przez system rezerwacji wizyt. Co więcej, w jednym pomieszczeniu nie może być więcej, niż jedna osoba na jedno stanowisko obsługi. Obsługa bezpośrednia mieszkańców jest realizowana przede wszystkim przez cztery Biura Obsługi Mieszkańców, Urząd Stanu Cywilnego, Wydział Spraw Administracyjnych a także Wydział Komunikacji. Jak jednak alarmują nasi czytelnicy, sytuacja zwłaszcza w Wydziale Komunikacji jest fatalna. Nie można się dodzwonić,

Skontaktował się z nami Pan Tomasz, który zawodowo zajmuje się sprzedażą samochodów. Płatności za sprzedane pojazdy otrzymuje on po dostarczeniu samochodu wraz z kompletem dokumentów rejestracyjnych, czyli Kartą Pojazdu, pozwoleniem czasowym, oraz tablicami rejestracyjnymi. Te ostatnie może jednak uzyskać dopiero po zakończonym pomyślnie procesie rejestracji. Jak wyjaśnia, w chwili obecnej Wydział Komunikacji zalega mu z siedmioma nie załatwionymi pojazdami. Wartość fakturowa tych aut to kwota ok. 440.000 zł i takiej właśnie sumy nie może otrzymać od kontrahenta, gdyż z powodu przeciągających się w Wydziale Komunikacji Miasta Lublin formalności, nie może wywiązać się ze zlecenia dostawy pojazdów wraz z kompletem dokumentów. W wyniku zaistniałej sytuacji przedsiębiorca traci płynność finansową, a za każdy dzień zwłoki w płatności, bank nalicza mu odsetki.

Miał więc nadzieję, że po wznowieniu bezpośredniej obsługi mieszkańców, wszystko wróci do normy. Ponieważ wizytę należało wcześniej zgłosić np. telefonicznie, Pan Tomasz z samego rana rozpoczął próby skontaktowania się z urzędem.

– Od rana wszystkie dostępne telefony Wydziału Komunikacji Miasta Lublin są zajęte, lub nikt ich nie odbiera. Razem z pracownikiem firmy, w której pracuję, wykonaliśmy dzisiaj 87 prób połączeń telefonicznych. Ani jedna z nich nie zakończyła się rozmową z urzędnikiem. Nie ma możliwości skontaktowania się z urzędem elektronicznie lub przez system rezerwacji wizyt, gdyż jest centralna awaria systemu Q-Matic. Ostatecznie postanowiłem osobiście udać się do urzędu przy ul. Czechowskiej. Przed drzwiami urzędu stał strażnik miejski, który nie wpuszczał klientów do środka budynku. Strażnik budził respekt, prawdopodobnie miał narzędzia pozwalające fizycznie powstrzymać próbę wtargnięcia do twierdzy Wydziału Komunikacji Miasta Lublin. Ów Pan w kulturalny sposób, jednocześnie stanowczo oznajmił mi, iż do budynku nie wejdę, a o statusie swojej sprawy mogę się dowiedzieć dzwoniąc do Wydziału Komunikacji – relacjonuje nam Pan Tomasz.

Mężczyzna otrzymał także informację, że można załatwić sprawy korzystając z metalowej skrzyni, która nadal stoi przed budynkiem. Tej samej, do której wrzucało się dokumenty, kiedy urząd był zamknięty dla klientów. Jednak wrzucając dokumenty do skrzyni, sprawa jest rozpatrywana w ciągu 30 dni.

– W XXI wieku załatwienie sprawy w 30 dni? Ja przez ten czas mogę stracić płynność finansową, nie mogę realizować kolejnych transakcji tracąc przychody. Urząd Miasta Lublin dokłada się do generowania strat w przedsiębiorstwie. Zaraz zabraknie środków na wypłatę pensji dla pracowników, gdyż problemy z wirusem i tak już nie ułatwiają sprawy. A Urząd Miasta Lublin potrzebuje 30 dni na zarejestrowanie 7 aut – dodaje Pan Tomasz.

Jak wyjaśnia Monika Głazik z Urzędu Miasta Lublin, pojemnik na dokumenty, który został wystawiony w ubiegły piątek, 22 maja, został otwarty dzisiaj tj. 26 maja. Sprawy po otwarciu urny są realizowane na bieżąco, zaś dokumenty wydawane w terminie ustalonym telefonicznie z osobą zainteresowaną. W przypadku złożenia wniosku urny, to pracownik dzwoni do mieszkańca i umawia się na wydanie dokumentów oraz tablic. Tak też się stało w powyższym przypadku. Przedsiębiorca został już telefonicznie zaproszony do urzędu i otrzymał komplet dokumentów. W przypadku braku możliwości dodzwonienia się, dokumenty wysyłane są pocztą.

– Podany termin 30 dni, ma być jedynie maksymalnym terminem załatwienia spraw wynikający z przepisów prawa. Sama rejestracja pojazdu nigdy nie trwa tak długo, zwłaszcza gdy złożone dokumenty są poprawne. W ogromnej większości sprawy w Wydziale Komunikacji realizowane są w przeciągu kilku dni, w przypadku spraw realizowanych drogą korespondencji trwa to maksymalnie do 2 tygodni. Warto zwrócić także uwagę, iż zgłoszona sprawa jest nietypowa, bowiem zazwyczaj przedsiębiorcy handlujący pojazdami bardzo rzadko rejestrują je na siebie celem dalszej odsprzedaży. Olbrzymia większość sprzedaje pojazdy nieprzerejestrowane i rejestrują je ostateczni nabywcy. Nie ma wówczas konieczności rejestracji tak dużej liczby pojazdów przez jedną osobę, co znacznie ułatwia i przyspiesza realizację spraw przez pojedynczych indywidualnych klientów. Państwa Czytelnik złożył w piątek dokumenty i jego sprawa została załatwiona w ciągu trzech dni, nie może tu być mowy o zwlekaniu w załatwieniu formalności – dodaje Monika Głazik.

Do 22 maja sprawy w Wydziale Komunikacji realizowane były zdalnie, z wyłączeniem bezpośredniej obsługi interesantów. Wszystkie dokumenty, kierowane do Wydziału Komunikacji należało składać poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą, za pośrednictwem operatora pocztowego zaś w sprawach niecierpiących zwłoki w pojemniku umieszczonym przy wejściu do Wydziału. Dokumenty wrzucane do pojemnika przechodziły dwudniową kwarantannę, a następnie były realizowane. W ten sposób dziennie załatwianych było około 300 spraw związanych z rejestracją pojazdów.

25 maja 2020 r. została dopuszczona bezpośrednia obsługa interesanta, która jest realizowana po uprzednim umówieniu wizyty na dany dzień i godzinę. W ciągu 2 dni umówionych zostało już kilkaset wizyt. Pojemnik przed Wydziałem w dalszym ciągu jest wystawiony, z zastrzeżeniem, iż można do niego wrzucać korespondencję, uzupełnienia wniosków oraz informacje o zbyciu i nabyciu pojazdów. Obecnie obsługa spraw w Urzędzie Miasta Lublin realizowana jest zatem dwutorowo: połowa pracowników realizuje tzw. sprawy z pojemnika, połowa zaś bezpośrednio obsługuje umówionych interesantów. Do umawiania spotkań dostępne są dwie linie telefoniczne. Liczba połączeń jest bardzo duża, w kwietniu liczba połączeń na numer informacyjny wynosiła prawie 14 tys., zaś łączna liczba wszystkich połączeń do Wydziału Komunikacji prawie 40 tysięcy.

(fot. nadesłane)