Podpis elektroniczny to rozwiązanie, które zyskuje coraz większą popularność w firmach w całej Europie. Nic w tym dziwnego, w końcu jest to rozwiązanie niezwykle intuicyjne i proste oraz przede wszystkim – bezpieczne. Wszechobecna automatyzacja życia codziennego wymaga inwestycji w technologie, które znacząco ułatwiają procesy biznesowe. Zwłaszcza, jeśli mówimy o małych i średnich przedsiębiorstwach.

Dzięki rozwiązaniu, jakim jest podpis elektroniczny można z łatwością załatwić formalności biznesowe i urzędowe. To także ogromna oszczędność czasu i pieniędzy. Mowa tutaj przede wszystkim o przyśpieszeniu procesów biznesowych, szybszym dostarczeniu płatności, mniejszym zapotrzebowaniu na korzystanie z tradycyjnego papieru i minimalizowaniu ryzyka popełnienia błędu. Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, by bezpiecznie zakończyć całą procedurę. Najprawdopodobniej w ciągu kilku najbliższych lat taki typ podpisu stanie się dominującym w Europie i na całym świecie, dlatego już dziś warto wykonać pierwszy krok w przyszłość. To jednak nie koniec korzyści płynących z zastosowania podpisu elektronicznego. 

To podpis przyszłości

Nowe technologie i idąca z tym w parze automatyzacja życia, sprawiają, że coraz więcej firm i osób fizycznych sięga po sprawdzone, cyfrowe rozwiązania. Podpis elektroniczny to innowacyjne narzędzie, z którego mogą korzystać osoby nie posiadające żadnej wiedzy z zakresu IT. Użyteczność i prostota tego rozwiązania powodują, że jest to doskonała alternatywa zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw potrzebujących lepszej optymalizacji swoich działań. 

Sporo osób zastanawia się, czy taki podpis ma rzeczywistą wartość prawną. I jest to bardzo dobre pytanie! Nie dość, że podpis elektroniczny ma wartość prawną równą podpisowi własnoręcznemu (potwierdzone w europejskiej dyrektywie eIDAS, jak i oddzielnej ustawie o Usługach Zaufania), zawiera również szereg udogodnień właściwych postaci cyfrowej np.: brak konieczności drukowania dokumentu do podpisu i wysyłki kurierem / pocztą. Co więcej, przy zawieraniu umowy na odległość w formie papierowej zachodzi pytanie, czy podpis został złożony w sposób prawidłowy i prawnie wiążący.Krótko mówiąc – istnieje szansa, że nie będzie się dało ustalić tożsamości osoby podpisującej dokument lub zaprzeczy ona, że kiedykolwiek coś podpisywała. Na szczęście, Yousign – jeden z głównych usługodawców w tym obszarze, znalazł pomysł na podniesienie wartości prawnej tego procesu. Yousign wykorzystuje w tym celu m.in. specjalnie przygotowany system uwierzytelniania, polegający na przesłaniu wygenerowanego kodu SMS-em. 

Yousign – marka mówi sama za siebie

Yousign to innowacyjna firma z siedzibą we Francji, która jest głównym dostawcą usług z zakresu podpisu elektronicznego. Firma pozwala na to za pośrednictwem platformy internetowej – dostępnej na każdej przeglądarce i na urządzeniach mobilnych oraz za pośrednictwem API, czyli systemu umożliwiającego integrację z wewnętrznymi narzędziami firmy, jak CRM, ERP itd.

Co więcej, jak uzyskać podpis elektroniczny może się pochwalić najlepszym podejściem do UI i UX, dzięki czemu cały proces z perspektywy użytkownika przebiega nadzwyczaj sprawnie i komfortowo. Do dyspozycji klienta oddano również wyspecjalizowaną obsługę, która na każdym etapie procesu służy radą i pomocą. Firma rozwija się w bardzo szybkim tempie – mówimy tutaj o ponad 9000 firm korzystających z usług Yousign i inwestycjach rzędu 30 milionów euro na rozwój platformy! Interfejs strony jest łatwy i intuicyjny – osiągnięcie celu trwa zaledwie kilka minut. Yousign to sprawdzony i polecany przez tysiące użytkowników ekspert w zakresie podpisów elektronicznych. 

Małe i średnie przedsiębiorstwa, które skorzystają z takiej usługi mogą liczyć na:

Znaczne przyspieszenie procesu podpisu dokumentów – od teraz nie trzeba czekać na dostarczenie koniecznych podpisów pocztą, bo wszystko odbywa się online w zaledwie “kilka kliknięć”. Aż 70% dokumentów wysyłanych za pośrednictwem Yousign jest podpisywanych w ciągu zaledwie 1 godziny.

Bezpieczne, wiążące prawnie umowy – podpis elektroniczny gwarantuje wiążącą prawnie umowę, zgodną z eIDAS oraz zasadami RODO w całej Unii Europejskiej. 

Zadowolonych i usatysfakcjonowanych klientów – klienci będą zachwyceni szybkim procesem przepływu dokumentacji. To korzyści zarówno dla pracodawcy jak i pracownika.Możliwość integracji platformy ze swoimi narzędziami – firma może podłączyć swoje wewnętrzne systemy jak chociażby CRM lub ERP. 

Krótsze czasy zatwierdzania wniosków – podpis elektroniczny to oszczędność czasu, bo nie trzeba czekać na zatwierdzenie danego wniosku. Wszystko dzieje się niemal automatycznie. Redukcję błędów ludzkich w dokumentach – platforma minimalizuje szansę na popełnienie błędu, który niepotrzebnie dubluje wykonaną raz pracę.

Samoobsługę – z platformy może korzystać w zasadzie każdy, bo jest prosta i intuicyjna.Bezpieczeństwo gwarantuje tutaj rozbudowany system uwierzytelniania oraz szyfrowanie podpisywanego dokumentu. Ponadto klient nie będzie miał problemu z obsługą platformy, dzięki przejrzystemu interfejsowi, wdrożeniu oraz pomocy online, a także zaawansowanej personalizacji. Ostatecznie przekłada się to na m.in. wyższą sprzedaż produktów, wyższą jakość procesów rekrutacyjnych, szybszą pracę działu IT i ogromną oszczędność czasu oraz pieniędzy. 

Nie czekaj, działaj!

Proste podpisy elektroniczne mogą przypominać podpisy skanowane. Jednak tych elektronicznych nie trzeba drukować, wysyłać czy ręcznie podpisywać. Wszystko odbywa się w pełni automatycznie, dzięki czemu praca poszczególnych działów firmy może być spożytkowana w innych sektorach. Platforma Yousign archiwizuje i bezpiecznie przechowuje podpisy na europejskich serwerach (nawet do 10 lat). Dzięki zabezpieczeniom mają one większą wartość prawną niż podpis skanowany. Rozbudowany system weryfikacji zapisuje takie dane jak: imię i nazwisko sygnatariuszy, adresy e-mail, adres IP i dokładny czas, kiedy dokument został podpisany. Tego podpisu po prostu nie da się skopiować, co jest gwarantem całkowitego bezpieczeństwa. Co więcej, można wykorzystać również tzw. protokół zgody, czyli dane pola i teksty do skopiowania przez podpisujących. 

Podpis elektroniczny jest szansą dla prosperujących przedsiębiorstw na usprawnienie celów biznesowych i wewnątrzfirmowych poprzez ich automatyzację, standaryzację i optymalizację. Wpływ na ten stan rzeczy miała również pandemia, która wymogła na wielu firmach zastosowanie nowych technologii – w tym podpisów elektronicznych. Przyjmuje się, że korzysta z nich już 30% firm usługowych w Polsce.