Spotkania w dobie koronawirusa. Lubelskie Centrum Konferencyjne wirtualnie

Wiele branż z różnych sektorów gospodarki, zostało odciętych od swoich klientów i możliwości świadczenia usług. Jedną z nich, jest branża, której fundamentem jest budowanie relacji biznesowych poprzez osobiste spotkania czyli szeroko rozumiana branża konferencyjno-wystawiennicza (MICE – akronim ang. Meeting- Inventive – Conference – Exhibiton). Wkład tej branży w polską gospodarkę w 2019 r. to 1,5% PKB, 35 miliardów złotych oraz 220 tysięcy miejsc pracy (źródło: https://www.celuchconsulting.com/press).

Wartością dodaną przemysłu spotkań jest także nieoceniony przepływ wiedzy oraz kontakty biznesowe, które bezpośrednio przekładają się na rozwój gospodarczy i społecznych regionów, w których odbywają się ważne kongresy i konferencje. Ograniczenia ustawowe związane z tą gałęzią gospodarki są bardzo restrykcyjne i nie wiadomo kiedy zostaną poluzowane.  Nie zraża to jednak branżowych usługodawców, którzy nie zamierzają siedzieć z założonymi rękami. Na pomoc w tych trudnych czasach przychodzi nowa technologia.

Jednym z regionalnych przedstawicieli branży MICE jest Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie, największy obiekt konferencyjno-kongresowy po tej stronie Wisły. Budynek otwarty na początku 2016 r., dysponujący ponad 7500 m2 przestrzeni eventowej, 11 salami oraz najwyższej jakości techniką A/V, odwiedziło do tej pory ok. 65 000 uczestników z całego świata. W obiekcie odbyło się do tej pory ponad 530 wydarzeń o charakterze gospodarczym, specjalistycznym, społecznym, kulturalnym, politycznym czy sportowym. Pierwsza połowa roku 2020 zapowiadała się obfitować w Lublinie w duże, międzynarodowe i krajowe konferencje i wydarzenia biznesowe. Niestety sytuacja epidemiologiczna zmusiła organizatorów do przenoszenia terminów swoich wydarzeń na jesień lub na 2021 rok.

Lubelskie Centrum Konferencyjne wyszło naprzeciw swoim klientom proponując przeniesienie wydarzeń do sieci i oferując szerokie usługi streamingu on-line zaczynając od prostych webinarów, przez wideokonferencje aż na spotkaniach hybrydowych kończąc. 

Niedawno obudziliśmy się w nowej rzeczywistości zarówno społecznej jak i biznesowej. Jak długo ona będzie trwała? Tego nie jesteśmy w stanie obecnie przewidzieć. Jako największe centrum konferencyjne w województwie lubelskim oraz jedno z najnowocześniejszych w Polsce, nie wyobrażamy sobie porzucenia naszych partnerów biznesowych i oczekiwania, aż sytuacja sama się unormuje. Groziłoby to utratą pozycji rynkowej oraz cennych kontaktów biznesowych, które budujemy i rozwijamy już od ponad 4 lat – mówi Aleksander Batorski, Dyrektor LCK.

Od pewnego czasu wspomina się o konieczności rozwoju oferty organizacji e-konferencji i podkreśla się rolę digitalizacji i świata wirtualnego w budowaniu przyszłości branży, jednak nikt nie spodziewał się, że nastąpi to w tak szybkim tempie.

Dokonaliśmy rewizji naszych dotychczasowych usług polegających głównie na wynajmie powierzchni konferencyjno-kongresowych i zestawiliśmy ją z wysokiej klasy wyposażeniem, którym dysponujemy a także doświadczeniem naszej kadry technicznej – kontynuuje Dyrektor LCK. Wypadkową tych działania było szybkie wyjście naprzeciw potrzebom naszych Klientów. Oczywistym było dla nas rozwinięcie oferty szeroko rozumianego streamingu online. Co prawda, oferowaliśmy już w przeszłości usługi transmisji on-line ale obecnie obserwujemy, że popyt przerósł podaż. Nasz nowy produkt kierujemy do wszystkich organizatorów spotkań, szkoleń, konferencji i innych eventów, którzy chcą przenieść swoje dotychczasowe wydarzenia do wirtualnego świata – podsumowuje Dyrektor. 

Lubelskie Centrum Konferencyjne przygotowało 3 w pełni profesjonalne studia on-line o powierzchni 100 i 350 m2 wyposażone w specjalne kamery do streamingu, ekrany do podglądu treści, system audio oraz specjalne oprogramowanie służące do bezproblemowej edycji streamowanych treści w czasie rzeczywistym. Z usług centrum streamingowego w LCK korzysta już z powodzeniem m.in. Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, który od marca realizuje cotygodniowe webinary dla kandydatów na studia na swoich kierunkach a 6 kwietnia odbyły się Wirtualne Drzwi Otwarte, prezentujące potencjał lubelskiej uczelni. Relacje na Facebooku obejrzało ponad 9 tysięcy widzów. 

Najbliższe tygodnie maja zapowiadają ciekawe on-linowe wydarzenia transmitowane właśnie z Lubelskiego Centrum Konferencyjnego. Będzie to m.in. I Puchar Marszałka w e-piłce nożnej „Lubelskie 2020” w FIFA 2020, który odbędzie się w dniach 11-15 maja a także jubileuszowa 50 edycja cyklu spotkań podróżniczych „Kontynenty. Spotkaj podróżników”, tym razem jako Festiwal i pierwszy raz na taką skalę. Zwieńczeniem wydarzenia będzie koncert Aleksandry Wapińskiej. Udział w spotkaniu jest bezpłatny i można dołączyć do niego na facebookowym fanpage’u Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w dniach 18-19 maja.

Opisane powyżej działania to odpowiedź na bieżącą sytuację i próba dostosowania się do nowej eventowej rzeczywistości. Z punktu widzenia obiektów konferencyjnych i kongresowych natomiast, niezwykle istotny jest jak najszybszy powrót do organizacji wydarzeń w sposób bezpieczny dla uczestników i organizatorów. Na tym polu, Lubelskie Centrum Konferencyjne realizuję swoją kolejną inicjatywę pod nazwą „Bezpieczna konferencja”. Obiekt rozpoczął pracę nad szczegółową procedurą zapewnienia bezpieczeństwa zarówno uczestnikom, jak i organizatorom wydarzeń w związku z pandemią koronawirusa. Celem inicjatywy jest opracowanie nowych standardów bezpieczeństwa dla organizacji wydarzeń, takich jak rozszerzona weryfikacja i forma rejestracji uczestników na event, warunki, które będzie musiała spełniać przestrzeń organizacji wydarzeń, utrzymanie czystości w trakcie i po wydarzeniu a także zasady współpracy z dostawcami usług okołokonferencyjnych np. firmami cateringowymi czy techniką a/v.

Wszystkie inicjatywy mające na celu jak najlepsze przygotowanie się do zniesienia zakazów i obostrzeń związanych z organizacją spotkań i konferencji są potrzebne i ważne. Ułatwi to w miarę płynny i bezpieczny powrót do głównej przedmiotowej działalności. Pozwoli to również na wypracowanie nowych nawyków społecznych i stopniowy powrót do stanu sprzed pandemii, chociaż w drobnym procencie. Jak widać Lubelskie Centrum Konferencyjne nie zwalnia tempa i ma konkretny plan działania co może mieć bezpośrednie przełożenie na przyszłość regionu jeżeli chodzi o organizacje w województwie prestiżowych i co najważniejsze bezpiecznych wydarzeń.

(fot. nadesłane)